Steuerfreier Sachbezug: Zugabe für alle

Stichwort steuerfreier Sachbezug: Auch kleine Firmen können ihren Beschäftigten Lohnextras zum Einkaufen oder Tanken bis zu 50 Euro im Monat zukommen lassen – mit überschaubarem Aufwand. 

Ein Unternehmen, das seinen Auszubildenden jeden Monat einen Tankgutschein im Wert von 50 Euro schenkt, muss dafür keine Steuern und Sozialabgaben zahlen. Man spricht vom sogenannten steuerfreien Sachbezug immer dann, wenn Zuwendungen eines Arbeitgebers an seine Mitarbeitenden nicht in Form von Geld, sondern über geldwerte Vorteile – zum Beispiel in Form von Gutscheinen – gewährt werden. Auch die private Nutzung von Dienstwagen  oder Firmenhandys zählen zu geldwerten Vorteilen. 

Seit 2022 sind bis zu 50 Euro steuerfrei

Vor drei Jahren hat der Gesetzgeber die Freigrenze für den steuerfreien Sachbezug von 44 auf 50 Euro angehoben. Seitdem ist das Interesse daran in vielen Unternehmen gestiegen – und das nicht nur in Konzernen. So schätzt Edenred, ein Anbieter von Lösungen für die Abwicklung des Sachbezugs mit Sitz in München, dass etwa 70 Prozent seiner 54 000 Kunden kleinere Firmen sind. Darunter fasst der Dienstleister neben Gastronomie, Apotheken und Kleinunternehmen auch Arztpraxen, Handwerksbetriebe und Physiotherapiepraxen. „Viele Unternehmen suchen händeringend Personal. Und daher suchen auch alle Wege, um sich im Wettbewerb als möglichst attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren“, erklärt Lucia Ramminger, Personalleiterin bei Edenred.  

Häufig sind es Steuerberaterinnen und -berater, die von ihnen betreuten Unternehmen die steuerfreien Sachleistungen empfehlen. Denn: Eine Gehaltserhöhung von 50 Euro kostet ein Unternehmen durch die Sozialabgaben und Steuern deutlich mehr als ein steuerfreier Sachbezug in gleicher Höhe. Die Freigrenze für den steuerfreien Sachbezug pro Person liegt bei 50 Euro pro Monat. Sofern der Arbeitgeber den Sachbezug jeden Monat vollständig ausschöpft, ergibt das 600 Euro im Jahr. Darüber hinaus können Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern  ihren Beschäftigten zu persönlichen Anlässen wie zum Beispiel Geburtstagen, Hochzeiten, der Geburt eines Kindes oder einem Dienstjubiläum sogenannte „Aufmerksamkeiten“ in Form von Geschenken im Wert von jeweils bis zu 60 Euro steuerfrei überreichen. 

Und wie bekommen die Mitarbeitenden die 50 Euro?
Auf jeden Fall nicht in Form von Geld. Das besagt ja bereits das Wort Sachbezug. Wichtig ist zudem, dass die Sachbezüge zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Neben der Möglichkeit, physische Gutscheine auszugeben, gibt es verschiedene Anbieter und Systeme für die Ausgestaltung des steuerfreien Sachbezugs. So bieten mehrere Dienstleister ein System, bei der die Mitarbeitenden eine wiederaufladbare Gutscheinkarte nutzen können, die sowohl virtuell in einer App, durch die Bezahlfunktion vom Smartphone und auch als echte physische Karte genutzt werden kann. Viele Anbieter setzen auf das Kartensystem von Visa oder Mastercard.

Wo können Mitarbeitende die 50 Euro Sachbezug nutzen?

Wenn die wiederaufladbare Gutscheinkarte  zum Einsatz kommt, gibt es verschiedene Regularien. Eine Möglichkeit ist, das System regional zu beschränken – zum Beispiel auf Postleitzahlenbezirke, sodass die geldwerten Vorteile nur in einem begrenzten Bereich bei ausgewählten Partnern genutzt werden können. So könnte das Guthaben beispielsweise bei Rewe, Aldi, Edeka, Lidl, DM, H&M, Zara, C&A, Aral oder Shell genutzt werden. Alternativ können auch Gutscheine für größere Online-Shops ausgegeben werden. „Viele Kunden schätzen aber gerade, dass Unternehmen in der Region unterstützt werden“, heißt es bei Edenred. Die genannten Anbieter haben sich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass kein Umtausch von Waren in Bargeld durch die Systeme ermöglicht wird.

Aber wie viel Aufwand steckt dahinter? 
Es gibt viele Anbieter wie etwa Edenred, Spendit oder Circula, die ihre Dienstleistung anbieten. Das heißt für Unternehmen, dass monatlich eine Überweisung an den Anbieter erfolgt, der dann die Verteilung an die Beschäftigten übernimmt. Die Kosten liegen pro Mitarbeitendem und Monat zwischen 3 Euro (Edenred), 3,50 Euro (Spendit) und 2 Euro (Circula). Der günstige Preis dürfte daraus resultieren, dass Circula vollständig auf eine App setzt, in der einmal im Monat ein Gutschein abgerufen werden kann. Bei Edenred und Spendit ist dagegen auch eine physische oder virtuelle Gutscheinkarte inklusive. 
In der Regel bieten die Anbieter auch Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungsprogrammen. Denn die Sachbezüge müssen auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden.

Und was ist mit einer zusätzlichen Mitgliedschaft im Fitnessstudio?
Auch die Übernahme der Kosten für eine Fitnessstudio-Mitgliedschaft zählt unter bestimmten Voraussetzungen zum steuerfreien Sachbezug im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Das heißt: Unternehmen, die für ihre Mitarbeitenden bereits eine (vergünstigte) Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio finanzieren, können diese Leistung im Rahmen der monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuerfrei gewähren – jedoch nur, solange diese Grenze nicht überschritten wird. Wird diese Freigrenze um nur einen Cent überschritten, ist der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.