Entgelttransparenz: Was Unternehmen wissen sollten

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie muss bis 7. Juni in nationales Recht umgesetzt werden. Unternehmen sollten sich darauf strukturiert vorbereiten.

Vergütung ist in vielen Unternehmen kein starres System, sondern über Jahre gewachsen. Tarifliche Regelungen, individuelle Entscheidungen, Marktbewegungen und interne Veränderungen haben Strukturen entstehen lassen, die im Alltag oft funktionieren, aber nicht immer leicht zu erklären sind. Genau hier setzt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie an. Sie soll den Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ stärken und muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Ein finaler deutscher Gesetzentwurf lag zum Redaktionsschluss Mitte Mai noch nicht vor.  
Für Unternehmen ist das Thema nicht nur deshalb relevant, weil neue Pflichten entstehen. Die Richtlinie rückt ein Feld in den Mittelpunkt, das in der Praxis oft zwischen Personalabteilung, Führung und Organisation liegt: die Frage, nach welchen Kriterien Gehalt eigentlich festgelegt wird. Zwar greifen die Berichtspflichten erst ab 100 Beschäftigten, doch andere zentrale Vorgaben gehen deutlich weiter. Dazu zählen insbesondere Transparenzpflichten vor der Einstellung, umfassende Informations- und Auskunftsansprüche im laufenden Arbeitsverhältnis sowie verschärfte Regelungen zur Durchsetzung der Entgeltgleichheit. Damit sind Arbeitgeber unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl betroffen – auch wenn einzelne Pflichten nach der Zahl der Mitarbeitenden gestaffelt sind.

Pflichten im Bewerbungsverfahren

Besonders sichtbar wird das im Recruiting. Arbeitgeber müssen Bewerbenden rechtzeitig Informationen über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne sowie über einschlägige tarifliche Regelungen bereitstellen, etwa in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch. Fragen nach der aktuellen oder bisherigen Vergütung sind nach der Richtlinie unzulässig. Das klingt zunächst nach einer Anpassung im Bewerbungsprozess. Tatsächlich reicht dieser Punkt tiefer. Denn Gehaltsspannen lassen sich nur dort sauber kommunizieren, wo intern bereits geklärt ist, wie Rollen eingeordnet werden und welche Kriterien für Vergütung gelten.  

Auch tarifgebundene Unternehmen sollten das Thema deshalb nicht vorschnell abhaken. Tarifverträge schaffen häufig mehr Struktur und Vergleichbarkeit. Das ist ein Vorteil. Sie lösen aber nicht automatisch alle Fragen, die mit der Richtlinie auf den Tisch kommen. Wo tarifliche Regelungen ergänzt, unterschiedlich ausgelegt oder durch außertarifliche Bestandteile erweitert werden, bleibt Transparenz weiter ein Thema. Die Richtlinie schaut nicht nur auf Tabellen, sondern auch auf die Kriterien und Prozesse dahinter.  

Auskunftsrecht

Für Beschäftigte werden die Rechte ebenfalls konkreter. Arbeitgeber müssen die Kriterien für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe und der Entgeltentwicklung offenlegen. Beschäftigte haben außerdem das Recht, Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über durchschnittliche Entgelthöhen von Beschäftigten zu verlangen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Arbeitgeber müssen auf solche Anfragen innerhalb einer angemessenen Frist antworten. Diese Frist darf zwei Monate nicht überschreiten. Über den Auskunftsanspruch und das Verfahren müssen Beschäftigte jährlich informiert werden.  

Berichtspflichten nach Größe

Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen ab dem 7. Juni 2027 jährlich berichten. Für Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht ab demselben Datum alle drei Jahre. Für Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten beginnt sie ab dem 7. Juni 2031, ebenfalls im Dreijahresrhythmus. Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten unterliegen dieser regelmäßigen Berichtspflicht nach der Richtlinie nicht. Das bedeutet aber nicht, dass das Thema dort erledigt wäre. Die übrigen Transparenz- und Auskunftspflichten bleiben relevant.  

Operativ besonders relevant wird es, wenn aus Berichtspflichten konkreter Handlungsbedarf entsteht. Zeigt sich in einer Arbeitnehmerkategorie ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens fünf Prozent, das nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und nicht innerhalb von sechs Monaten behoben wird, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretungen eine gemeinsame Entgeltbewertung durchführen. Spätestens hier wird klar: Es geht nicht nur um Reporting, sondern um belastbare Vergütungslogiken.  

Schadensersatzanspruch

Betroffene Beschäftigte sollen Anspruch auf vollständigen Schadensersatz oder Entschädigung haben. Zudem verlangt die Richtlinie wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen, die auch Geldbußen umfassen sollen. Im Streitfall liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, der darlegen muss, dass keine Entgeltdiskriminierung vorliegt. Für Unternehmen heißt das vor allem: Nicht jede Ungleichheit wird automatisch zum Fall. Aber jede schlecht begründete Vergütungsentscheidung wird künftig riskanter.  

Wichtige Punkte im Überblick

• Angaben zum Einstiegsentgelt oder zur Gehaltsspanne müssen Bewerbenden rechtzeitig vorliegen.
• Beschäftigte haben größenunabhängige Auskunftsrechte; Arbeitgeber müssen darüber jährlich informieren.  
• Die Berichtspflicht greift gestaffelt ab 100 Beschäftigten.  
• Ab einem Gender Pay Gap von fünf Prozent ohne objektive Rechtfertigung kann eine gemeinsame Prüfung der Entgeltstrukturen mit der Arbeitnehmervertretung erforderlich werden.
• Die Richtlinie sieht Schadensersatz, Geldbußen und eine Beweislast beim Arbeitgeber vor.  

Die Entgelttransparenzrichtlinie ist damit mehr als ein neues Regulierungsthema. Sie erhöht die Anforderungen an eine nachvollziehbare Begründung, konsistente Gestaltung und saubere Dokumentation von Vergütung. Selbst wenn Deutschland die Umsetzungsfrist bis zum 7. Juni verfehlen sollte, verschiebt das den Handlungsbedarf nicht. Wer das früh angeht, reduziert nicht nur Risiken, sondern schafft auch mehr Klarheit im Recruiting und in der Führung, stärkt das Vertrauen und erhöht seine Attraktivität als Arbeitgeber.