Zum 1. Januar 2025 kommt auf alle Unternehmen die Einführung der elektronischen Rechnung zu. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen Rechnungen in maschinell auslesbaren Formaten empfangen können. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird bis zum 31. Dezember 2027 schrittweise eingeführt.
Von Katrin Rolof | katrin.rolof@hannover.ihk.de
Für wen gilt die Pflicht? Gibt es Ausnahmen?
Die Verpflichtung betrifft alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Sowohl das leistende als auch das empfangende Unternehmen müssen im Inland ansässig sein. Selbst Kleinunternehmen sind von dieser Pflicht betroffen. Umsätze an Verbraucherinnen und Verbraucher oder an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten sind jedoch nicht betroffen. Für Privatpersonen können weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Außerdem sind Rechnungen über steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes, Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis 250 Euro) und Fahrausweise von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was ist eine E-Rechnung? Wieso sind PDFs nicht zulässig?
Definition: Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – häufig im XML-Format. Sie muss eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen.
Formate: Erfüllt werden diese Anforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder von ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert. Im Fall von Abweichungen gehen künftig die Daten des strukturierten Teils (XML) denen der Bilddatei vor. PDF-Rechnung: Eine PDF-Rechnung wird künftig nicht mehr als elektronische Rechnung betrachtet und ist nur noch in einer Übergangsfrist zulässig.
Sonstige Rechnung: Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die genannten Anforderungen erfüllen (zum Beispiel PDF-Rechnungen), werden zukünftig unter dem Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst.
Interoperabilität: Rechnungen können auch in individuellen Formaten ausgestellt werden, die zwischen dem ausstellenden Unternehmen und Empfängerinnen und Empfängern vereinbart sind – allerdings nur, sofern diese in das CEN-Format richtig und vollständig überführt werden können. Dies ermöglicht beispielsweise die Weiternutzung von EDI-Verfahren. Das ist für die Wirtschaft von großer Relevanz, da mittels EDI neben Rechnungen auch eine Vielzahl weiterer Informationen ausgetauscht werden, wie Bestellungen, Lieferscheine, Frachtbriefe oder Zahlungen.
Lesbarkeit: Ab 2025 muss die Rechnung maschinenlesbar sein. Ein XML-Datensatz ist nicht für das menschliche Auge lesbar, kann aber mithilfe von Visualisierungsprogrammen dargestellt werden.
Unterstützung: Diskutiert wird, dass die Finanzverwaltung, Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen, Übermitteln und Visualisieren von E-Rechnungen unterstützt. Das könnte insbesondere Kleinstunternehmen mit einem überschaubaren Belegumfang, die auch die Belegführung nicht externen Dienstleistern überlassen, helfen. Das Bundesfinanzministerium hat sich allerdings bislang dazu nicht geäußert.
Wann wird die E-Rechnung Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Kleinunternehmen oder Rechnungsempfänger und -empfängerinnen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen. Es ist keine Zustimmung des rechnungsempfangenden Unternehmens mehr erforderlich. Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen weiterhin auf Papier übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Empfängers oder der Empfängerin erforderlich. Bis zum 31. Dezember 2027 können Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, Rechnungen weiterhin auf Papier übermitteln. Auch PDF-Rechnungen und andere elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben bis dahin zulässig, sofern Empfängerinnen oder Empfänger zustimmen. Ab dem 1. Januar 2028 müssen die neuen Anforderungen an die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen verbindlich eingehalten werden.
Welche Entwicklungen gibt es in der EU?
Die E-Rechnung ist Teil der ViDA (= VAT in the Digital Age)-Initiative der EU-Kommission zur wirksameren Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs in den Mitgliedsstaaten. Geplant ist die Einführung eines digitalen Meldesystems, über das Unternehmen Rechnungsangaben zeitnah und transaktionsbasiert an die Finanzverwaltung übermitteln sollen. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, jedoch wird derzeit eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert. Parallel dazu arbeitet Deutschland auf nationaler Ebene an der Einführung von E-Rechnungen. Umsatzsteuerliche Regelungen wurden dazu im Wachstumschancengesetz beschlossen. Diese sind der erste Baustein für ein zukünftiges Meldesystem. Der Start des deutschen Meldesystems ist erst nach der Umsetzung der europäischen Lösung geplant. Gegenwärtig ist weder ein Zeitplan für die Einführung entsprechender Reporting-Pflichten erkennbar, noch gibt es einen Vorschlag, wie genau ein deutsches Meldesystem aussehen könnte. Einige EU-Mitgliedsstaaten haben die E-Rechnung inklusive eines Meldesystems bereits eingeführt oder bauen dieses in den nächsten Jahren auf. Italien ist in diesem Bereich Vorreiter und übermittelt Rechnungen für innerstaatliche B2B-Umsätze über einen Server der italienischen Finanzverwaltung.
Was ist zu tun?
Trotz zahlreicher Vorteile – wie Zeit- und Kostenersparnis – bringt die E-Rechnung auch vielfältige Herausforderungen mit sich. In Bezug auf die rein technische Umsetzung stellt sich insbesondere die Frage, inwieweit die im Unternehmen eingesetzten Buch[1]haltungs- und Rechnungssysteme E-Rechnungen unterstützen. Da alle Unternehmen bereits zum 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen, ist besonders beim Rechnungseingang Eile geboten. Können die gängigen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung bereits empfangen werden? Da die neuen gesetzlichen Regelungen keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen enthalten, ist für den Empfang zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichend. Es bietet sich an, da[1]für eine eigene Rechnungsadresse anzulegen, wie Rechnung@ unternehmen.de. Dann landen die Rechnungen automatisch in einem gesonderten Unterverzeichnis. Da Rechnungen zehn Jah[1]re unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen, sollten Unternehmen sich auch über die revisionssichere Archivierung Gedanken machen. Auch eine maschinelle Auswertbarkeit für Zwecke der Betriebsprüfung muss sichergestellt sein. Auf der Rechnungsausgangsseite besteht aufgrund der Übergangsregelungen weniger Zeitdruck. Hier ist in einem nächsten Schritt zu schauen, ob das genutzte Tool ermöglicht, E-Rechnungen ab 2027 oder ab 2028 auszustellen. In den Stammdaten sollten E-Mail-Adressen für den Versand von E-Rechnungen an Geschäftspartner und-partnerinnen ergänzt werden.
Wie muss eine E-Rechnung aufgebaut sein?
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Datenformat (zum Beispiel XML) erstellt werden, das die automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Dabei müssen E-Rechnungen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen, insbesondere:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des empfangenden Unternehmens
- Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Steuernummer
- Menge und Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung
- Entgelt, Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag
- Zahlungsbedingungen bzw. Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung
Tipp: Die niedersächsischen Industrie- und Handelskammern bieten ab August kostenfreie Info-Veranstaltungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht mit Fokus auf kleinere Unternehmen an. Die nächste ist am 30. August 2024. Hier weitere Termine und Links zur Anmeldung.
