Seit April können Unternehmen bei der IHK Hannover online auf erste hoheitliche Leistungen zugreifen. Weitere werden folgen: Ende dieses Jahres sollen rund 90 online verfügbar sein. Damit werden die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes umgesetzt.
Die Ziele des 2017 beschlossenen Onlinezugangsgesetzes (OZG) sind klar: Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungen soll online möglich sein, Mehrwerte für die Antragstellenden bieten und dabei die Durchlaufzeiten der Antragsbearbeitung verringern. Neben Bund, Ländern und Kommunen sind hier auch die Industrie- und Handelskammern in Deutschland verpflichtet, die Vorgaben des OZG bis Ende 2022 für den Bereich der hoheitlichen Aufgaben zu erfüllen. Um das umzusetzen, haben sich die 79 Industrie- und Handelskammern auf ein einheitliches Leistungsportal verständigt: https://service.ihk.de.
Bis zum Jahresende werden dort über 90 Leistungen aus den Bereichen Bildung, Außenwirtschaft, Gewerberecht, Umwelt, Verkehr und Wirtschaftsförderung online geschaltet. Die IHK Hannover hat die Konzeption und Entwicklung des Portals in den letzten Wochen, gemeinsam mit sieben weiteren IHKs, intensiv als Pilotkammer begleitet. Ziel der Pilotierung waren insbesondere das Aufdecken von betriebsbehindernden Themen – technisch sowie organisatorisch –, die Sicherstellung eines stabilen Portalbetriebs und die Reduzierung von Unsicherheiten aus Sicht der Antragstellenden und IHKs. Auch Basiskomponenten wie das E-Payment, die Logins und das zentrale Supportmodell wurden eingehend getestet. Mit Erfolg, denn die ersten Leistungen sind online.
Erste Anträge jetzt möglich
Mitgliedsunternehmen, Kundinnen und Kunden können ab sofort erste Anträge im Bereich Gewerberecht stellen. Hierunter fallen beispielsweise Erlaubnisanträge und Verzichtserklärungen im Rahmen von Vermittler- und Beratertätigkeiten sowie Eintragungs- und Löschanträge in die jeweiligen Register nach den Vorgaben der Gewerbeordnung. Ebenfalls möglich ist das sichere, digitale Übermitteln der für die Anträge erforderlichen Dokumente. Dazu gehören zum Beispiel die Prüfungsberichte der Bauträger und Baubetreuer oder nach Aufforderung von Weiterbildungsnachweisen der Immobilienmakler und/oder Wohnimmobilienverwalter. Ein großer Vorteil im Sinne der behördenübergreifenden Standardisierung ist der Portal-Login, der mittels ELSTER-ID (als Unternehmen oder natürliche Person) oder Nutzerkonto Bund (nur als natürliche Person) möglich ist. Der Bund hat diese Konten im Rahmen des OZG als Standardzugang für behördliche Leistungen definiert. Darüber ist dann auch der Zugang zu anderen Verwaltungsportalen möglich.
Bundesweiter Portalverbund
Apropos andere Verwaltungsportale: Das IHK-Serviceportal ist Teil des bundesweiten Portalverbundes und ermöglicht perspektivisch die Leistungssuche über den Bereich der Industrie- und Handelskammern hinaus. So kann bald direkt zu den Anträgen der zuständigen Behörde vermittelt werden. Wird beispielsweise das Stichwort „Gewerbeanmeldung“ im IHK-Portal eingegeben, verlinkt dieses in Zukunft direkt auf die entsprechenden Antragsformulare der zuständigen Gemeinde, Samtgemeinde oder Stadt. Erforderlich für diese Funktion ist der Anschluss der jeweilig zuständigen Behörde im Portalverbund. Wer noch keine ELSTER-ID oder Nutzerkonto Bund hat, kann die Registrierung auch über das IHK-Leistungsportal initiieren. Ein Klick auf den Button „Anmelden“ genügt, und nach Auswahl des gewünschten Kontotyps wird direkt an die jeweiligen Registrierungsprozesse weitergeleitet. Einmal im Portal angemeldet, erfolgen die Antragstellung und Kommunikation digital – ein Ausdrucken und Unterschreiben der Antragsunterlagen ist nicht notwendig. Nach der digitalen Übermittlung lässt sich der Antragsstatus jederzeit im Portal nachvollziehen. Rückfragen der IHK können ebenfalls direkt im Portal beantwortet und gegebenenfalls weitere erforderliche Anlagen hochgeladen werden. Den Ergebnisbescheid erhalten die Antragstellenden direkt in ihr E-Mail-Postfach. Sobald die entsprechende Schnittstelle zur Verfügung steht, wird der Bescheid in Zukunft direkt in das ELSTER-Postfach übermittelt. Auch der Gebührenbescheid wird elektronisch zugestellt. Zudem ist für erste Leistungen nun die Zahlung via E-Payment möglich. Angeboten werden zahlreiche Zahlungsarten: Paypal, Visa, Mastercard, Sofortüberweisung, Sepa, Paydirekt und Giropay.
Einheitliche Prozesse
Positiv für Unternehmen mit Betriebsstätten in mehreren IHK-Bezirken ist auch die harmonisierte Antragstellung, die nun für alle IHKs gleich aufgebaute Prozesse vorsieht. Verschiedene Logins und abweichende Antragsmasken gehören damit bald der Vergangenheit an. Sollte eine IHK bestimmte Leistungen an andere Industrie- und Handelskammern übertragen haben, werden die Antragsstellerinnen und Antragsteller im Portal darauf hingewiesen und der digitale Antrag wird direkt weitergeleitet. Gemeinsam arbeiten die Industrie- und Handelskammern bereits an den nächsten Ausbaustufen des Leistungsportals. Ab Spätsommer sollen Leistungen aus den Bereichen Bildung und Verkehr zur Verfügung gestellt werden. Während politisch bereits Stimmen laut werden, die Umsetzungsfrist für das OZG über das Jahresende hinaus zu verlängern, hält die IHK-Organisation weiter am ursprünglichen Datum fest: Alle hoheitlichen IHK-Leistungen im Anwendungsbereich des OZG sollen bis 31. Dezember 2022 nach Reifegrad 3 zur Verfügung stehen. Dies bedeutet, dass die Leistung inklusiver aller Nachweise vollständig digital abgewickelt werden kann und die Zustellung des Bescheides digital erfolgt. Die Selbstverwaltung der Wirtschaft setzt sich somit aktiv und ambitioniert für die digitale Transformation ihrer Services ein. Dies korrespondiert mit der Digitalisierungsoffensive der IHK Hannover – alles, was digitalisiert werden kann, wird im Sinne der Unternehmen digitalisiert.
Auch für 2023 hat die IHK-Organisation bereits erste Pläne: die Weiterentwicklung des Leistungsportals nach Digitalisierungsreifegrad 4 in Verbindung mit der Registermodernisierung. Somit wird beispielsweise ermöglicht, dass Antragstellende entsprechende Nachweise nicht mehr selbst im Portal hochladen müssen, sondern dass die entsprechenden Nachweise und Daten automatisch zwischen den beteiligten Behörden ausgetauscht werden. Ein komplexes Projekt, das der Mitwirkung aller beteiligten Behörden bedarf – die IHK-Organisation wird ihren Teil im Sinne ihrer Mitgliedsunternehmen gerne dazu beitragen.
Sie haben Fragen oder Anregungen zum Leistungsportal? Ihre Ansprechpartnerin bei der IHK Hannover ist Mira Kovdal, mira.kovdal@hannover.ihk.de
Ausbildungsnachweise digital führen
Statt Tages- und Wochenberichte auf Papier zu verfassen, einzureichen, zu sichten und freizeichnen zu lassen, gibt es seit letztem Jahr eine kostenlose digitale Lösung für sämtliche anerkannten IHK-Ausbildungsberufe. Mit dem sogenannten digitalen Berichtsheft haben die Industrie- und Handelskammern ein Angebot entwickelt, das Auszubildende, Ausbilderinnen und Ausbilder sowie IHK-Mitgliedsunternehmen kostenlos nutzen können. Alle offiziellen Berufsbilder sind erfasst und werden vom System unterstützt. Das bisherige Verfahren, Ausbildungsnachweise schriftlich oder mittels MS-Word zu erstellen, bleibt selbstverständlich weiterhin bestehen. Ebenso können Produkte anderer Anbieter des Digitalen Berichtshefts verwendet werden. Das digitale Berichtsheft der IHK Hannover nutzen seit der Einführung bereits über 500 Auszubildende. Ab dem neuen Ausbildungsjahr 2022 werden voraussichtlich viele Auszubildende hinzukommen. Unternehmen, die das Digitale Berichtsheft nutzen möchten, benötigen im Vorfeld eine einmalige kostenfreie Registrierung im Berechtigungssystem der IHK („IDM-System“). Dazu gibt es eine ausführliche Anleitung zur Registrierung unter www.hannover.ihk.de (Dok.-Nr. 5184974). Hier finden Sie auch Benutzerhandbücher und weitere Informationen zum Download. spe
